Chaque mois, le locataire verse une provision sur charges — une estimation. Une fois par an, le bailleur doit comparer cette provision aux charges réellement dépensées et régulariser la différence. C'est cette étape, souvent redoutée parce qu'elle semble compliquée, qui est en réalité un simple calcul.
Le calcul, en une ligne
Solde = charges réelles − charges provisionnées, sur la période concernée (généralement l'année civile ou l'exercice de la copropriété).
- Si le solde est positif, le locataire doit la différence au bailleur.
- Si le solde est négatif, le bailleur doit rembourser la différence au locataire.
Exemple chiffré
Un locataire verse 80 € de provision sur charges par mois, soit 960 € sur l'année. À la clôture des comptes de la copropriété, les charges réellement imputables au logement s'élèvent à 1 100 €.
Solde = 1 100 − 960 = 140 € dus par le locataire. À l'inverse, si les charges réelles n'étaient que de 820 €, le bailleur devrait rembourser 140 € au locataire.
Quelles charges sont récupérables ?
Seules les charges dites « récupérables », listées par décret, peuvent être répercutées sur le locataire : entretien des parties communes, eau, chauffage collectif, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, notamment. Les gros travaux et l'entretien structurel du bâtiment restent à la charge exclusive du bailleur.
Le justificatif est obligatoire
Le locataire peut demander le détail des charges régularisées, et le bailleur doit pouvoir le justifier (relevé de charges de copropriété, factures). Sans justificatif disponible sur demande, la régularisation peut être contestée — d'où l'intérêt de garder les décomptes de charges de chaque année.
Le délai à connaître
Le bailleur dispose d'un délai de trois ans à compter de l'exigibilité des charges pour réclamer un solde impayé — mais dans la pratique, régulariser chaque année évite d'accumuler un montant qui devient difficile à faire accepter d'un coup par le locataire.
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