État des lieux de sortie : comparaison avec l'entrée, vétusté et retenues sur le dépôt

L'état des lieux de sortie est le moment où se joue le sort du dépôt de garantie. Le locataire veut récupérer la totalité de la somme, le bailleur veut retrouver un logement dans l'état où il l'a confié. Entre les deux, il n'y a qu'un outil objectif : la comparaison, pièce par pièce, avec l'état des lieux d'entrée.

Ce guide explique comment se déroule cette comparaison, ce que vous pouvez réellement retenir, comment distinguer une dégradation de l'usure normale, quels justificatifs produire, et dans quel délai rendre le dépôt. C'est sur ces points que se nouent la plupart des litiges entre bailleurs et locataires — et que se perdent la plupart des retenues mal préparées.

Qui fait l'état des lieux de sortie, et quand

L'état des lieux de sortie est établi au moment de la restitution des clés, par le bailleur et le locataire ensemble (on dit « contradictoirement »), ou par un tiers mandaté par eux, comme une agence. Il est rédigé en autant d'exemplaires que de parties, et chacun repart avec le sien, signé. Il peut être fait sur papier ou sur support numérique.

• Fait à l'amiable entre vous : il est gratuit. C'est le cas le plus courant
• Fait par une agence que vous mandatez : ses honoraires pour l'état des lieux de sortie restent entièrement à votre charge. Seul l'état des lieux d'entrée peut être partiellement refacturé au locataire, dans la limite d'un plafond au mètre carré
• Fait par un commissaire de justice : si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable — locataire absent, refus de signer, désaccord persistant —, la partie la plus diligente peut faire appel à un commissaire de justice (l'ancien huissier). Ses frais, soumis à un tarif réglementé qui dépend de la surface, sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire

Fixez la date de l'état des lieux avec le locataire dès réception de son congé, au plus près de la fin du préavis et en pleine lumière du jour. Le logement doit être vide de ses meubles personnels et nettoyé : il est impossible de constater l'état d'un sol encombré de cartons. Si vous louez en meublé, l'inventaire du mobilier se vérifie en même temps, ligne par ligne. Pour savoir quand tombe la fin du préavis, voir notre guide sur le préavis du locataire.

Ce que doit contenir le document

Le contenu de l'état des lieux est fixé par un décret du 30 mars 2016. On y retrouve les mêmes éléments qu'à l'entrée, pour que la comparaison soit possible :

• Le type d'état des lieux (de sortie) et sa date, la localisation du logement, l'identité des parties et, le cas échéant, de leurs mandataires
• Les relevés des compteurs individuels : eau, électricité, gaz
• Le détail et la destination des clés et de tout moyen d'accès (badges, télécommandes de parking, clés de boîte aux lettres)
• La description précise, pièce par pièce, de l'état des revêtements de sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement

Pour la sortie, le décret ajoute trois mentions propres : la nouvelle adresse du locataire (ou son lieu d'hébergement), la date de l'état des lieux d'entrée, et, le cas échéant, les évolutions constatées pour chaque pièce depuis l'entrée. La nouvelle adresse n'est pas un détail : c'est là que vous enverrez le dépôt de garantie et le décompte des retenues.

Photos datées, observations et réserves peuvent compléter le document. Contrairement à l'état des lieux d'entrée, que le locataire peut faire compléter dans les dix jours suivant sa signature, l'état des lieux de sortie est figé une fois signé. Ce que vous n'y avez pas noté sera très difficile à faire valoir ensuite : prenez le temps d'ouvrir les placards, de tester les robinets, les plaques et les volets avant de signer.

La méthode : comparer, pas décrire

L'erreur classique consiste à rédiger un état des lieux de sortie comme s'il était isolé. Or une rayure, une tache ou un joint noirci ne prouvent rien en eux-mêmes : seule compte la différence avec l'entrée. Le bon réflexe est de reprendre l'état des lieux d'entrée sous les yeux et de passer chaque ligne en revue, dans le même ordre.

• Même état qu'à l'entrée : rien à retenir, même si l'élément était déjà abîmé à l'arrivée du locataire
• Usure liée au temps et à un usage normal : c'est de la vétusté, elle reste à votre charge (voir ci-dessous)
• Dégradation imputable au locataire : trou dans une porte, brûlure sur un plan de travail, moquette tachée, carrelage fendu par un choc, équipement manquant. C'est ce qui peut justifier une retenue
• Défaut d'entretien courant : calcaire, joints moisis par manque d'aération, chaudière non entretenue, logement rendu sale. Ces menues réparations incombent au locataire en vertu du décret du 26 août 1987

Tout repose donc sur la qualité de l'état des lieux d'entrée. S'il est vague (« bon état général ») ou absent, la comparaison devient impossible. Et sans état des lieux d'entrée du tout, le Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état — ce qui vous favorise en théorie, mais sans pièce pour décrire ce « bon état », la discussion tourne vite à parole contre parole. Notre guide sur l'état des lieux d'entrée détaille comment le rédiger pour qu'il serve vraiment à la sortie.

Vétusté : ce que le locataire ne paie jamais

Le décret de 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments du logement. La loi du 6 juillet 1989 est claire : le locataire ne répond pas des réparations dues à la vétusté. Une peinture qui a jauni après plusieurs années, un parquet patiné aux endroits de passage, un joint de silicone fatigué relèvent de l'usure normale.

Même en cas de vraie dégradation, la vétusté réduit ce que vous pouvez réclamer. Si le locataire a taché une moquette qui avait déjà dix ans, vous ne pouvez pas lui facturer une moquette neuve : il ne doit que la valeur qu'avait encore le revêtement. Remplacer un élément usé par un élément neuf aux frais du locataire revient à lui faire financer une amélioration du logement, et les juges le refusent.

Sans grille au bail, aucun barème légal ne s'impose : c'est l'âge de l'élément, son état à l'entrée et sa durée de vie habituelle qui guident le calcul, et le juge qui tranche en cas de désaccord. Gardez donc les factures de vos travaux (date de la dernière peinture, pose du sol, achat de l'électroménager) : elles sont votre meilleure preuve de l'ancienneté réelle de chaque élément. Pour la frontière entre ce qui revient au bailleur et au locataire, voir notre guide sur les réparations locatives.

Chiffrer et justifier une retenue

La loi n'autorise que des retenues « dûment justifiées ». Une estimation au doigt mouillé, un forfait de ménage fixé à l'avance ou une retenue globale sans détail ne tiennent pas. Pour chaque somme déduite, il vous faut deux choses : la preuve de la dégradation, et la preuve de son coût.

• La preuve de la dégradation : la ligne de l'état des lieux de sortie qui la constate, comparée à celle de l'entrée, et idéalement des photos datées des deux moments
• La preuve du coût : un devis d'artisan ou une facture. La Cour de cassation admet depuis longtemps qu'un devis suffit, sans exiger de facture acquittée
• Le calcul : le montant du devis, diminué de l'abattement pour vétusté quand l'élément n'était pas neuf

Vous n'êtes pas obligé d'avoir fait les travaux pour être indemnisé. Mais trois arrêts de la Cour de cassation du 27 juin 2024 ont précisé que le bailleur doit tout de même démontrer un préjudice réel, apprécié au jour où le juge statue. Si vous relouez aussitôt le logement en l'état, sans aucune dépense ni baisse de loyer, le juge peut estimer que vous n'avez rien perdu. Faire les réparations, ou au moins obtenir un devis précis avant la relocation, reste la position la plus solide.

En plus des dégradations, vous pouvez déduire du dépôt les sommes que le locataire vous doit encore : loyers ou charges impayés, régularisation de charges, à condition, là aussi, de pouvoir les justifier.

Le délai pour rendre le dépôt de garantie

Le délai court à compter de la remise des clés, et il dépend du résultat de la comparaison :

• Un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée
• Deux mois s'il fait apparaître des différences, le temps pour vous de faire établir des devis

Passé ce délai, la somme due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé. Sur un loyer de 800 €, chaque mois entamé vous coûte 80 € de plus, quel que soit le montant du dépôt restant à rendre. Cette majoration n'est pas due si le retard vient de ce que le locataire ne vous a pas communiqué sa nouvelle adresse — raison de plus pour la faire figurer sur l'état des lieux.

Dans un immeuble en copropriété, vous pouvez conserver jusqu'à 20 % du dépôt jusqu'à l'approbation des comptes annuels de l'immeuble, pour couvrir la régularisation des charges. Le solde doit alors être versé dans le mois qui suit cette approbation. Montant maximal du dépôt, cas du meublé, pénalités : tout est repris dans notre guide sur le dépôt de garantie.

Envoyer un décompte clair

Rien dans la loi n'impose un formulaire, mais le moyen le plus sûr d'éviter une contestation est d'envoyer au locataire, avec le solde, un décompte écrit qui reprend pour chaque retenue la dégradation constatée, la référence de la ligne de l'état des lieux, le montant du devis ou de la facture, l'abattement de vétusté appliqué et le montant retenu. Joignez une copie des justificatifs. Un locataire qui comprend le calcul conteste beaucoup moins qu'un locataire qui reçoit un virement amputé sans explication.

Si les retenues dépassent le dépôt de garantie, le surplus ne se récupère pas automatiquement : il faut le réclamer au locataire, à l'amiable puis, si besoin, en justice, ou à sa caution si l'acte de cautionnement couvre les réparations locatives.

En cas de désaccord

Un locataire qui conteste vos retenues, ou un état des lieux que l'une des parties refuse de signer, ne mène pas forcément au tribunal. Les étapes habituelles :

• Un échange écrit : beaucoup de désaccords se règlent en ajustant une ligne ou un abattement, pièces à l'appui
• La commission départementale de conciliation : gratuite, saisie par le bailleur ou le locataire, elle est compétente pour les litiges sur l'état des lieux et le dépôt de garantie. Elle réunit des représentants des bailleurs et des locataires et cherche un accord
• Le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, en dernier recours

Les actions qui dérivent du bail se prescrivent par trois ans. Le locataire dispose donc de trois ans pour réclamer un dépôt indûment retenu, et vous du même délai pour réclamer des réparations au-delà du dépôt. L'ADIL de votre département peut vous renseigner gratuitement avant d'engager quoi que ce soit.